GROUPS & EVENTS COORDINATOR - Meliá Barcelona Sarrià

Descripción de la oferta

MISIÓN: Maximiza el beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la coordinación de grupos, y la contratación y planificación de eventos en el hotel, asistiendo para ello directamente al meeting planner o al cliente asegurando en todo momento que los estándares de calidad y servicio sobrepasan las expectativas de los clientes.

OPERATIONS
* A partir de la firma de contrato será la única persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.
* Realizar cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel independientemente de cuál sea su origen, siempre con el objetivo de obtener el mayor negocio posible tanto en restauración como en salones y otros servicios del hotel. Una vez confirmados estos servicios elaborará el contrato de servicio correspondiente.
* Asegurar la coordinación de todos detalles operacionales del grupo y de los eventos informando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevar a cabo éstos con éxito.
* Elaborar los resúmenes de grupo así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.
* Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Se realizará una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia de grupo confirmando así los servicios contratados. Envía un e-mail de seguimiento con sus datos personales.
* Asegurar las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de alimentos & bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio.
* Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.
* Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizar posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.
* Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida. Informar a todos los departamento del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo.
* Durante la estancia del grupo está presente en el hotel manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyar la operación y asegurándose que todo se desarrolla como esta planificado.
* Realizar la revisión de la facturación del grupo/ evento segurándose que se ha hecho correctamente
* Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resúmen de grupos junto con todos los dpts involucrados en la operativa.
* Planificar y ejecutar la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner.
* Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.
* En un máximo de tres días tras la salida del grupo del hotel, enviar al meeting planner y/o cliente final un Email de agradecimiento por haber elegido el hotel y le emplaza a recibirles en un futuro próximo.
* Dar la bienvenida al cliente (meeting planner) estableciendo una relación personal con el hotel.
* Cuando requerido por el Groups & Events Manager, participar en visitas de inspección dando apoyo al departamento de grupos/ventas, principalmente para visitas que precisan de amplios conocimientos técnicos y de estructura del hotel.

CUSTOMER EXPERIENCE
* Conocer la filosofía de la Marca y cumplir con los estándares, manuales operativos y de identidad que aplican a su departamento.
* Velar por la experiencia del cliente y personalizar su estancia, anticipándose a sus necesidades y superando sus expectativas.
* Atender las incidencias de clientes, comunicando las acciones tomadas a su responsable. Escalar la incidencia a su responsable en caso de no poder dar una solución.
* Conocer los objetivos de Voz del Cliente y ejecutar las acciones necesarias para su cumplimiento.
* Apoyar a su responsable con la Arquitectura Sensorial establecida para sus áreas
* Conocer y promocionar los servicios e instalaciones del hotel, así como el programa de entretenimiento, experiencias y eventos.

HEALTH & SAFETY/ HEALTHY WORKPLACE
* Conocer el plan de evacuación del Hotel.
* Conocer los equipos de protección individual y los usa correctamente.
* Conocer los métodos, procedimientos de trabajo y riesgos inherentes a su actividad.
* Asumir las responsabilidades que le sean asignadas en el Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

SUSTAINABILITY
* Ofrecer la propuesta de valor de MICE Sostenible (si procede).
* Minimizar el desperdicio de alimentos en los eventos.


REQUIREMENTS

EDUCACIÓN Y FORMACIÓN: Titulación universitaria, preferiblemente Turismo u Hostelería, Marketing o similar.
IDIOMAS: Idioma local (en función de la ubicación geográfica del establecimiento) e Inglés Avanzado. Valorable un tercer idioma.
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS: · Conocimientos de herramientas de gestión hotelera y/o Experiencia del Cliente. · Conocimientos de Operativa Hotelera. · Organización y planificación. · Proactividad e Innovación. · Excelentes habilidades comunicativas. · Alta vocación de servicio. · Capacidad de resolución. · Atención a los detalles.

Perfil buscado

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Acerca de Meliá Hotels International

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