Assistant de direction F/H

Description de l'offre

Rattaché(e) au Directeur de l’activité Hydro-Wind, l’assistant(e) intervient pour la Direction et pour l’entreprise de Nanterre. A ce titre, vous êtes facilitateur(trice) du quotidien des équipes et optimisez la gestion des activités de la Direction.

Vous aurez pour principales missions :

·  La gestion administrative classique de la Direction et des équipes

- Gestion des déplacements des collaborateurs dans le respect des politiques voyage, sécurité et sûreté du Groupe

- Organisation et coordination de revues de projets, revues de processus, réunions et évènements (séminaires, visites de Direction…), interface avec les prestataires

- Gestion du courrier

- Production et communication d’écrits pour la Direction

- Assistance aux projets dans leur gestion contractuelle.

·  Le Facility Management

- Gestion des contrats liés à l’établissement (bail de location, location équipements de sécurité et de confort)

- Gestion des frais généraux et des équipements (bureautiques, téléphoniques, informatique, automobiles…)

·  L’assistanat RH et HSE

- Suivi des indicateurs de performance QSE

- Vérification de validité des certificats d’équipements de sécurité

- Gestion et suivi des visites médicales classiques et visites médicales export

- Mise en œuvre et gestion du plan de formation (logistique formation, suivi de la facturation et des prises en charge OPCO)

- Suivi des mises à disposition de personnels internes Groupe

- Suivi des pointages et vérification des notes de frais

- Actualisation de la documentation et de l’affichage en conformité avec le droit social

·  La communication

- Organisation d’actions de communication (activités, savoir-faire de l’entreprise…) en lien avec la marque et animation des réseaux sociaux Groupe et Pôle

- Garantir la bonne application des règles de communication (respect de la charte graphique…)

Profile

Outre les compétences naturellement requises par les tâches liées au poste, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre autonomie dans la gestion des priorités.

Tenace, proactif(ve), apporteur de solutions, vous avez à cœur de faciliter le quotidien des clients internes.

Vous faites preuve d’écoute et de compréhension dans les attentes des collaborateurs, des échéances et des enjeux liés à la gestion des projets et à la vie de l'entreprise.

Enfin, vous présentez un certain sens de la communication écrite et de la qualité perçue.

 

Vous maîtrisez l’anglais à l’oral comme à l’écrit, ainsi que les outils bureautiques.

Entity

In a world undergoing constant change, VINCI Energies focuses on connections, performance, energy efficiency and data to fast-track the rollout of new technologies and support two major changes: the digital transformation and the energy transition. With their strong regional roots and agile organisational structure, VINCI Energies' business units boost the reliability, safety and efficiency of energy, transport and communication infrastructure, factories, buildings and information systems. 2018: €12.6 billion revenue // 77,500 employees // 1,800 business units // 53 countries