Assistant de Direction H/F

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L’UMR CNRS 8612 a pour objectif principal de concevoir de nouveaux systèmes pharmaceutiques pour la délivrance contrôlée et l’administration des médicaments. Elle développe particulièrement des nanomédicaments et des méthodes de diagnostic.

L’agent sera placé sous l’autorité hiérarchique de la Directrice d’Unité, l’agent travaillera également en étroite collaboration avec le service administratif

Missions principales de l’agent :

• secrétariat de la directrice et vice-directeur


• gestion de l’agenda et des déplacements de la directrice


• gestion et traitement du courrier de l’Unité (arrivée, départ)


• accueil et orientation des visiteurs et personnels de l’Unité, gestion des accès au laboratoire


• organiser la communication relative aux procédures de gestion des ressources humaines (recrutements, mobilité, concours, avancements, retraites, formation…)


• communication et diffusion de l’information en interne et externe


• participation aux conseils de Laboratoire, rédaction et diffusion des compte-rendu


• responsable de l’organisation et de la logistique des réunions, séminaires, journées de l’unité


• création, organisation et alimentation de bases de données internes à l’unité (excel, access, google drive…)


• veille sur les appels d’offres et information émanant des tutelles CNRS et Université Paris Saclay


• accompagner la gestion et actualisation du site WEB de l’Unité


• gestion du classement et de l'archivage des pièces administratives (attestations, certificats administratifs, compte rendus de réunions, bilans, procès-verbaux…)


• coordination, élaboration et rédaction du rapport annuel d’activité de l’Unité


• rédaction des annexes de la demande d’évaluation de l’unité pour l’HCERES

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• connaissance générale sur l’organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de l’Unité, de l’Université Paris-Saclay et du CNRS et ses instituts


• connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative


• connaissance générale des outils de communication actuels

Savoir-faire :

• savoir exploiter les systèmes d’information


• maîtrise des outils bureautiques et des outils de réunion en distanciel


• savoir planifier son activité et proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de l’Unité


• excellent rédactionnel

Savoir-être :

• esprit d’initiative


• autonomie


• sens de l’organisation


• sens de l’accueil


• aptitude à la communication


• capacité de Travail en équipe


• discrétion

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.


• Ce poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD/CDI).


• Rémunération selon expérience entre 2100 et 2300€ brut/mois.