Administrativo y Secretaria en Relaciones Institucionales

Descripción de la oferta

Administrativo y Secretaria en Relaciones Institucionales

Funciones Principales:
·  Realizar las solicitudes de pedido de todos los proveedores de la oficina de Madrid y los específicos del Dpto. de RRII, movimiento de mercancías en SAP y resolución de incidencias relacionadas con las facturas, pedidos, cobro de proveedores, etc.
·  Actualización del listado de contactos del Dpto. de RRII a través de la revisión diaria del BOE y llamadas (una vez al año se llama por teléfono a los contactos para verificar que los datos son correctos).
·  Coordinar la legalización de documentos para las exportaciones de Cerelac y Dolce Gusto a los países árabes.
·  Informar cada año de los plazos de entrega de documentación del Plan de Ayuda Alimentaria del FEGA a los negocios que pudieran estar interesados en participar en la licitación, revisar y entregar la documentación y las muestras, asistir a la apertura de ofertas económicas para informar a los negocios del resultado de la licitación y retirar los avales presentados.
·  Atención y filtro de llamadas.
·  Elaborar presupuesto del Dpto. de RRII y previsión de gastos anuales.
·  Archivo de documentos.
·  Compra de material de oficina para RRII y del 25% del material común de la oficina de Madrid.
·  Coordinar el envío de bombones, lotes onomásticos y calendarios a los contactos más relevantes durante distintos momentos del año.
·  Realizar notas de gastos.
·  Solicitar billetes de avión, AVE y hoteles para los miembros del departamento de RRII.
·  Agenda: viajes y eventos del Dpto. de RRII.
·  Inscripción de los miembros del Dpto. de RRII en eventos (jornadas, desayunos informativos, congresos, etc.)
·  Coordinación medioambiental de la Oficina. Seguimiento de la segregación de residuos, de los consumos de electricidad, y reporte de los progresos a todos los colaboradores de la oficina.
·  Apoyo a los miembros del equipo en tareas administrativas.
·  Organización del brindis navideño con personal jubilado de RRII una vez al año.

Requisitos:

·  Formación de secretariado: redacción, comunicación, atención con contactos externos e internos. Organización de agendas. Tareas de gestión básica de la Unidad (ver arriba)
·  Inglés fluido hablado y escrito. Debe redactar cartas en inglés, traducir documentos, atender y realizar llamadas.
·  Uso frecuente y conocimiento demostrado de programas de ofimática: Word, Excel, Power Point, Outlook, que le capaciten para usar estas herramientas y tenga facilidad para aprender a usar otras propias de Nestlé (SAP)