Coordinador/a de Eventos - Meliá Castilla

Descripción de la oferta

Misión del puesto:
Responsable de la maximización de beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la gestión técnica del Meeting-designe desde la contratación y la planificación de eventos de 25-1000 personas en el hotel, asegurándose que todas las necesidades y peticiones del grupo son atendidas apropiadamente y que el desarrollo de los eventos es tal y como se ha planificado. Responsable de coordinar los Departamentos que participen en la operativa del programa contratado. 

GESTIÓN GRUPOS 
Asesoramiento al Equipo de Ventas en el diseño del evento dentro de los espacios del hotel para la elaboración de la propuesta. 

Durante el proceso de licitación estará a disposición del Departamento de Ventas como consejero técnico en las visitas de inspección. 

A partir de la firma de contrato será la persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel 

Elabora cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel independientemente de cuál sea su origen, siempre con el objetivo de obtener el mayor negocio posible tanto en restauración como en salones y otros servicios del hotel. Una vez confirmados estos servicios elaborará el contrato de servicio correspondiente 

Coordina todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos comunicando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevar a cabo éstos con éxito 

Elabora los resúmenes de grupo, así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento 

Recibe el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Se realizará una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia de grupo confirmando así los servicios contratados. Envía una carta o un e-mail de seguimiento con sus datos personales. 

Analiza las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de alimentos & bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio 

Hace el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario 

Participa y coordina las reuniones  de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resumen de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa. 

Comunica cualquier cambio, cancelación o peticiones especiales a los departamentos oportunos 

Soluciona, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento, realizando posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente 

Responsable de cerrar los expedientes con toda la información recibida. Comunica a todos los departamentos del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo 

Es responsable de la planificación y dirección de la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner al cargo del grupo 

Durante la estancia del grupo está presente en el hotel manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyando la operación y asegurándose que todo se desarrolla como está planificado 

Revisa la facturación de grupos asegurándose que se ha hecho correctamente 


COMUNICACIÓN 
Participa, cuando le sea solicitado por el Senior Conference Manager, en las reuniones de órdenes de servicio y de resúmenes de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa de grupos en el hotel 

Comunica cualquier cambio, cancelación o peticiones especiales a los departamentos oportunos 

Hace el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio 

 En un máximo de tres días tras la salida del grupo del hotel, envía al meeting planner y/o cliente final un Email de agradecimiento por haber elegido el hotel y le emplaza a recibirles en un futuro próximo. 


SITE INSPECTION 
Participa en visitas de inspección liderando los conocimientos técnicos y de estructura de la operativa del hotel. 


¿Qué buscamos?
Formación universitaria de Turismo, formación hotelera o similar. Muy valorable postgrado en Eventos.
Se requiere un nivel C1 de inglés.
Conocimientos específicos:


Amplios conocimientos en el área de F&B. 
Conocimientos técnicos en el área de FRONT. 

Competencias: Orientación al servicio, Negociación, organización, gestión de conflictos, atención al detalle y flexibilidad. 
Experiencia previa en el área de operaciones en Compañías Internacionales.

Perfil buscado

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Acerca de Meliá Hotels International

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