Resort Manager Ibiza (M/W/X) - Permanent Contract - Ibiza (Spain)

Descripción de la oferta

Since 2014, we have been transforming holiday home rentals into exceptional experiences, combining the world's most beautiful properties with unparalleled service.

In both iconic and unexpected destinations, we find the perfect home for each of our travelers. We prepare, shape, and customize each stay to create a fully tailored experience.
In doing so, we set a new standard in the luxury rental market, building a lasting relationship of trust with our clients.
Our teams are the central ingredient of our success. They design and craft each journey as a unique project. Our local teams travel the world to select the most remarkable homes, ensuring an unmatched welcome and service at each destination.
Benefits :
* Tickets restaurants



Part of the Supply, Stay & Conciergerie business unit, the Resort Manager is a critical role at Le Collectionist, acting locally as the ambassador of the brand. As the Resort Operation Manager, your main goal will be to ensure company service and operational standards are consistently delivered,  managing the villa portfolio and ensuring the highest level of guest satisfaction. You will lead, monitor, and coordinate the Resort team composed of Onsite Concierge, Rental Managers, Local Representative and Runners... overseeing both the portfolio quality and activation thanks to optimized owners account management as well as delivering the highest level of service to our guests. You will report directly to the Regional Director. 

The missions:

Off season villa portfolio management 
* Manage portfolio movements (offboards, request for supply to our Business Development team) 
* Constant monitor of portfolio and house  KPIs to optimize portfolio activation.
* Propose account management recommendations to make our owners our best partners (set up regular face to face touchpoints)
* Ensure the  qualification of 100% of your portfolio
* Ensure all commercial information and documents are up to date at all times in relevant tools
* Develop a world-class portfolio activation (such as the pricing and availability optimizations, the quality of the content and descriptions, etc). 

Set up & coordinate the in resort team before the season
* Recruit and onboard onsite teams, organize in house trainings matching Le Collectionist standards. 
* Ensure office space, cars, housing if needed matching allocated budget.
* Implement company tools and Gold Standards, adapt the routines to the team. 
* Source, compile and contract with contractors and 3rd parties when applicable (cleaning & needed 3rd parties for the season).  
* Plan and coordinate weekly staffing needs, managing staff working hours to comply with regulations.
* Manage resort accounts, cash floats, and operating budgets
* Liaise with the Regional Director and ensure a smooth communication.
* Oversea in resort stock management.
* Organize pre arrival team meetings to coordinate weekend arrivals.

Property management team.
* Weekly meetings with the team to organize the week
* Support to the property manager team with problems in the houses as well as with owners and suppliers.
* Tracking quarterly goals

Ensure in-season smooth run and focus on optimal guest experience.
* Oversea properties pre-season house inspection with supply teams support to ensure all houses are ready and up to Le Collectionist’s standards. 
* Support pre-arrival teams with sourcing/testing services and experiences matching the company standards.   
* Support destination and properties sales training, remain available to support the Sales Hub on specific guest requests. 
* Supervise the reception of each of our customers, adhering to Le Collectionist brand standards, performing check-ins and check-outs, as well as delegating these tasks among the team, ensuring that all guests are welcomed in accordance with Le Collectionist processes and standards.
* Ensure all properties are ready up to standard and personalized as per guest’s requirements before check in.
* Customer experience management: act as the guardian of the quality of guest reception and the effective resolution of any issues raised during their stay. This includes supporting your teams responding to dissatisfied customer requests and assisting with their complaints. handle post stay damages and litigation with the support of our Guest Relation team. 




WORK SCHEDULE AND SPECIFICS ⚠️

Our presence on-site and the standards of our sector require working on Saturdays and Sundays (hotel model), especially during the high season. Work is organized in rotation with the rest of the onsite team and overtime may be recovered. 


El rol:

El Resort Manager es un rol crítico en Le Collectionist, actuando localmente como embajador de la marca. Como Resort Operations Manager, tu objetivo principal será garantizar que los estándares de servicio y operativos de la empresa se entreguen de manera consistente, gestionando el portafolio de villas y asegurando el más alto nivel de satisfacción del huésped. Liderarás, supervisarás y coordinarás el equipo del Resort compuesto por Onsite Concierge, Rental Managers, Representantes Locales,... supervisando tanto la calidad del portafolio como la activación gracias a una gestión optimizada de las cuentas de los propietarios, además de brindar el más alto nivel de servicio a nuestros huéspedes. Reportarás directamente al Director Regional.

Las misiones:
* Gestionar los movimientos del portafolio (salidas, solicitud de suministros a nuestro equipo de Desarrollo de Negocios).
* Monitoreo constante de los KPIs del portafolio y las casas para optimizar la activación del portafolio.
* Proponer recomendaciones de gestión de cuentas para convertir a nuestros propietarios en los mejores socios (establecer puntos de contacto regulares cara a cara).
* Asegurar la calificación del 100% de tu portafolio.
* Asegurar que toda la información comercial y los documentos estén actualizados en todo momento en las herramientas relevantes.
* Desarrollar una activación de portafolio de clase mundial (como la optimización de precios y disponibilidad, la calidad del contenido y las descripciones, etc.).


Organizar y coordinar al equipo en el resort antes de la temporada
* Reclutar e incorporar equipos, organizar entrenamientos internos alineados con los estándares de Le Collectionist.
* Asegurar que el espacio de oficina, los coches y la vivienda, si es necesario, estén dentro del presupuesto asignado.
* Implementar herramientas de la empresa y Gold Standards, adaptando las rutinas al equipo.
* Buscar, compilar y contratar con contratistas y terceros cuando sea aplicable (limpieza y terceros necesarios para la temporada).
* Planificar y coordinar las necesidades de personal semanales, gestionando las horas de trabajo del personal para cumplir con las regulaciones.
* Gestionar cuentas del resort, flotantes de efectivo y presupuestos operativos.
* Coordinar con el Director Regional y garantizar una comunicación fluida.
* Supervisar la gestión del stock en el resort.
* Organizar reuniones del equipo antes de la llegada para coordinar las llegadas del fin de semana.

Property management team 
* Reuniones semanales con el equipo para organizar la semana.
* Apoyo al equipo con problemas en las casas, así como con los propietarios y proveedores.
* Seguimiento de objetivos trimestrales.

Asegurar el funcionamiento fluido durante la temporada y centrarse en la experiencia óptima del huésped.
* Supervisar las inspecciones pretemporada de las propiedades con el apoyo de los equipos de suministros para garantizar que todas las casas estén listas y cumplan con los estándares de Le Collectionist.
* Apoyar a los equipos de pre-llegada en la búsqueda/prueba de servicios y experiencias que cumplan con los estándares de la empresa.
* Apoyar la capacitación de ventas de destinos y propiedades, permaneciendo disponible para apoyar al Sales Hub en solicitudes específicas de los huéspedes.
* Supervisar la bienvenida de cada uno de nuestros clientes, adhiriéndose a los estándares de la marca Le Collectionist, distribuyendo el check-in y check-out entre el equipo, asegurando que todos los huéspedes sean bienvenidos según los estándares y procesos de Le Collectionist.
* Asegurar que todas las propiedades estén listas según los estándares y personalizadas según los requisitos del huésped antes del check-in.
* Gestión de la experiencia del cliente: actuar como el guardián de la calidad de la recepción de los huéspedes y la resolución efectiva de cualquier problema planteado durante su estadía. Esto incluye apoyar a tus equipos en la respuesta a solicitudes de clientes insatisfechos y asistiendo sus quejas. Manejar los daños post-estancia y litigios con el apoyo de nuestro equipo de Guest Relations.


Horario de trabajo y detalles ⚠️ 
Nuestra presencia en el sitio y los estándares de nuestro sector requieren trabajar los sábados y domingos (modelo hotelero), especialmente durante la temporada alta. El trabajo se organiza en rotación con el resto del equipo en el sitio y las horas extras pueden ser recuperadas.

Perks
🎂 1 day off for your birthday
🍽️ Meal vouchers
💻 Laptop (Mac)
📱A business cell phone
🚀 Year-round events

Perfil buscado

* An interest in, or sensitivity to, the luxury, travel and hospitality sector
* Fluent in English, French speaker is a plus
* Experience(s) in luxury rental management
* Valid driving license
* Highly organized and punctual
* Hospitality skills and know-how
* Negotiation ability 
* Strong leadership skills with a history of effectively managing and developing teams
* Excellent communication skills, both written and oral, to establish strong relationships with customers
* Proficiency in CRM tools: experience with CRM software preferred (i.e. HubSpot)


All our positions are open, with equal opportunities, to candidates requiring specific accommodations related to a disability.

* Interés o sensibilidad por el sector del lujo, los viajes y la hospitalidad.
* Fluidez en inglés, se valorará el español o el francés
* Experiencia en gestión de alquileres de lujo.
* Licencia de conducir válida.
* Altamente organizado y puntual.
* Habilidades y conocimientos en hospitalidad.
* Capacidad de negociación.
* Fuertes habilidades de liderazgo con experiencia en la gestión y desarrollo efectivo de equipos.
* Excelentes habilidades de comunicación, tanto escritas como orales, para establecer relaciones sólidas con los clientes.
* Dominio de herramientas CRM: se prefiere experiencia con software CRM (por ejemplo, HubSpot).

Acerca de Le Collectionist

Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.
Nous trouvons, dans des destinations mythiques ou surprenantes, la maison qui correspond à chacun de nos voyageurs. Nous préparons, façonnons et personnalisons chaque séjour, pour créer une expérience taillée entièrement sur-mesure.
Nous fixons ainsi un nouveau standard dans le marché de la location de luxe. Nous tissons avec nos clients une relation de confiance qui s’inscrit dans le temps.
Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.