Assistant de gestion (H.F)
CDI Annecy (Haute-Savoie) Ventes
Description de l'offre
Directement rattaché(e) au Responsable du Pôle Administratif. Ce rôle transversal offre une interaction quotidienne avec toutes les équipes de l'entreprise, vous positionnant au cœur de son fonctionnement.
Vos missions captivantes :
ACCUEIL EXCEPTIONNEL
- Être l'ambassadeur de notre entreprise en assurant un accueil physique chaleureux et en accompagnant nos visiteurs.
- Gérer avec brio les appels téléphoniques, en étroite collaboration avec notre équipe d'Assistantes Projets.
- Prendre en charge le traitement des courriers entrants et sortants, en assurant un archivage, classement, et numérisation efficaces.
- Participer activement à l'organisation d'événements d'entreprise mémorables, qu'ils soient internes ou externes, séminaires, repas, etc.
- Assurer la gestion experte de l'agenda, y compris la réservation des salles de réunion.
UNE GESTION STRATÉGIQUE
Pour les Clients :
- Analyser et répondre de manière proactive aux appels d'offres, après validation de la Direction.
- Établir avec précision les dossiers de candidatures, propositions commerciales et contrats, en étroite collaboration avec la Direction.
- Assurer la création et le suivi des affaires via Microsoft SharePoint et GX-Everwin, démontrant ainsi votre expertise.
- Préparer et obtenir les éléments prévisionnels de facturation en collaboration avec les Responsables de Pôles et la Direction.
- Effectuer mensuellement la facturation des clients avec une intégration rapide sur les portails électroniques dédiés (Chorus, etc.).
- Superviser le suivi des règlements et du recouvrement des créances, tout en gérant efficacement les litiges clients en collaboration avec les Responsables de Pôles et la Direction.
Pour les Fournisseurs :
- Suivre de près et imputer les sous-traitants dans les affaires sous GX-Everwin.
Gestion de la Trésorerie :
- Encaisser avec professionnalisme les chèques clients.
- Pointage et établissement des rapprochements bancaires avec une précision exemplaire.
- Classer méticuleusement les documents bancaires pour une organisation optimale.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE DYNAMIQUE
- Consolider et éditer de manière percutante le reporting et les tableaux de bord pilotés.
- Assurer le suivi efficace de la saisie des temps affectés aux affaires et éditer les bilans mensuels.
- Fournir un soutien administratif ponctuel aux collaborateurs de l'entreprise, démontrant ainsi votre esprit d'équipe.
Profil recherché
CONNAISSANCES ÉTENDUES :
- Maîtrise des outils bureautiques Pack Office 365 (Excel / Word / Outlook / Teams / SharePoint, …) La connaissance d'Everwin GX-Ivision est un plus
- Compétences avérées pour collecter, contrôler et présenter des données.
- Capacité à hiérarchiser, organiser et anticiper son activité.
- Sens des responsabilités
- Connaissance approfondie du secteur d’activité de l'entreprise et de ses missions est un avantage
- Maîtrise des règles comptables et fiscales inhérentes à la facturation et au contrat de Maîtrise d'Ouvrage.
- Compréhension approfondie du fonctionnement des assurances Responsabilité Civile et Décennale.
SAVOIR-FAIRE et SAVOIR-ÊTRE REMARQUABLES :
- Capacités rédactionnelles exceptionnelles.
- Appétence naturelle pour les chiffres.
- Aisance relationnelle aussi bien en interne qu'en externe.
- Esprit d’initiative et autonomie dans l'accomplissement des tâches.
- Organisation et rigueur méticuleuses.
- Discrétion et confidentialité
- Poste en CDI situé près d'Annecy (74)
- Rémunération : 30-32 K€ bruts annuels sur 12 mois
À propos de Coop-Time
COOP-TIME recherche pour son client, un bureau de Maîtrise d'œuvre, composé de 27 personnes motivées et passionnées, un.e talentueux/se ASSISTANT DE GESTION !
POURQUOI LES REJOINDRE ?
- Une structure forte de plus de 20 ans d'expérience, offre une stabilité
- Vous serez entouré(e) d'une équipe partageant la même passion pour le métier
- Le professionnalisme et la convivialité vont de pair, créant un environnement de travail stimulant