Assistante - F/H

Descripción de la oferta

CE QUE NOUS POUVONS ACCOMPLIR ENSEMBLE :Au sein de Thales, vous êtes basé(e) sur le site de Valence où vous assistez la Direction Technique du Centre de Compétences Navigation ainsi que la Direction Site représentant environ 20 personnes.Vous serez amené(e) à fonctionner en binôme avec les assistantes d'autres services.Vos principales missions, en étroite collaboration avec l'assistante de Direction du Centre de Compétences Navigation et de l'Etablissement sont les suivantes :Missions communes aux 2 Directions :
* Gérer l'information des Directions :Assurer la diffusion des informations aux collaborateurs
* Entretenir l'espace TOL

* Organiser la logistique associée aux réunions, en support des collaborateursRéservation des moyens (salles / visio conférences / restauration / etc.)
* Gestion des demandes de visites et d'accès en lien avec le bureau de sécurité
* Accueil des visiteurs

* Organiser les évènements / séminaires des DirectionsOrganiser la logistique
* Choisir les prestataires (consultation / relation prestataires)

* Organiser et gérer les missions des collaborateursRédiger les ordres de missions
* Assurer le lien avec l'agence de voyages pour les réservations
* Aider à l'établissement des notes de frais et les suivre

* Assurer l'interface pour le fonctionnement des Direction en lien avec le siteLancer les demandes d'intervention (maintenance, réparation, déménagements)
* Procéder aux expressions de besoin informatique auprès du service dédié
* Gérer le budget et procéder aux commandes des petits matériels
* Relayer les informations Sécurité / Santé / Environnement (SSE) et piloter les actions à mener au sein des Directions

* Accueillir les nouveaux arrivants (stagiaires / alternants / nouveaux embauchés) et assurer les premières formalités administratives (fiche d'accueil)
* Assurer les tâches administratives courantes :Gestion des fournitures et établissement des demandes d'achat.
* Suivi de la saisie des heures mensuelles
* Suivi des absences
* Mise en forme et archivage documentaire
* Gestion des appels téléphoniques
* Gestion du courrier (tri et distribution)

Missions spécifiques Direction Site : * CommunicationDiffusion de Mail de communication vers l'ensemble des collaborateurs du Site : informations générales, évènements sur le site, ….
* Diffusion des informations sur le réseau TV du site

* Assister la Direction Site (soutien administratif et logistique)Gestion administrative et suivi financier des travaux engagés sur le site.
* Gestion de l'Archivage des documents sur le site en relation avec les responsables de service concernés : destruction des documents, archivage déporté, gestion des zones d'archivage sur le site.
* Projet de rénovation complet du site (projet EOLE) : Préparation des ré-aménagements / déménagements en relation avec les responsables de service concernés et le Facility Manager (VINCI) du site.

* Assurer le binômage de l'assistante de Direction du Centre de Compétences Navigation et de l'Etablissement.
Nous sommes toujours en phase ? La perspective de rejoindre un Groupe innovant vous motive ? Alors rejoignez-nous en postulant à cette offre.

Perfil buscado

QUI ETES-VOUS ?- Vous avez un diplôme de niveau BTS en assistanat et vous possédez quelques années d'expérience en assistanat ?- Vous savez travaillez en autonomie ?- Vous êtes réactif(ve), organisé(e) et avez un bon relationnel pour assurer les activités d'assistant(e) d'une équipe de 20 personnes ?- Votre entourage vous reconnait des qualités de rigueur, de dynamisme et une aisance dans le travail coopératif ?- Vous savez prioriser vos activités, gérer plusieurs sujets en même temps et vous rendre disponible ?- Proactif(ve), vous savez faire preuve d'initiative, d'anticipation et de minutie afin d'intervenir en support aux différentes équipes ?- Vous avez de bonnes connaissances en anglais ?- Vous avez une aisance sur les outils bureautiques et facilité d'apprentissage des applications spécifiques de Thales (Note de frais, Ordre de mission, demande d'achats, etc...) ?- Votre engagement professionnel s'illustre également au travers de votre discrétion et confidentialité ?Vous vous reconnaissez? Alors parlons missions...}

Acerca de Thales

QUI SOMMES-NOUS ?
Rejoignez Thales, leader mondial des technologies de sûreté et de sécurité pour les marchés de l'Aérospatial, du Transport, de la Défense et de la Sécurité. Fort de 65 000 collaborateurs dans 56 pays, le Groupe bénéficie d'une implantation internationale qui lui permet d'agir au plus près de ses clients, partout dans le monde.
L'activité avionique rassemble plus de 11 000 collaborateurs dans 30 pays qui œuvrent à fournir des équipements et des systèmes de pointe pour toute la chaîne de l'aéronautique civile, militaire.Le site de Valence est le pôle d'excellence du groupe Thales pour la conception, le développement, l'intégration et l'industrialisation des systèmes de navigation et de gestion du vol pour tous types d'aéronefs. Il fabrique les composants micro-électroniques, équipements et systèmes de navigation et il est, par ailleurs, le centre de gravité mondial pour les activités avioniques hélicoptères civils et militaires de Thales.La Direction Technique du Centre de Compétences Navigation ainsi que la Direction Site recherche un(e) Assistant(e) (H/F), basé(e) à Valence.