Assistant(e) H/F

Descripción de la oferta

CE QUE NOUS POUVONS ACCOMPLIR ENSEMBLE :
Au sein de Thales, vous êtes basé(e) sur le site de Valence où vous assistez le Directeur du Centre de Compétences Navigation et Directeur de l'Etablissement ainsi que son équipe représentant environ 20 personnes.
Vous serez amené(e) à fonctionner en binôme avec les assistantes d'autres services.
Vos principales missions, en étroite collaboration avec l'assistante de la Direction Technique du Centre de Compétences Navigation et de la Gestion du Site sont les suivantes :Missions :
* Gérer l'information des Directions :
o Assurer la diffusion des informations aux collaborateurs
o Entretenir l'espace TOL
* Organiser la logistique associée aux réunions, en support des collaborateurs
o Programmation, organisation des réunions du Codir du CC
o Réservation des moyens (salles / visio conférences / restauration / etc.)
o Gestion des demandes de visites et d'accès en lien avec le bureau de sécurité
o Accueil des visiteurs
* Organiser les évènements / séminaires des Directions et du Codir
o Organiser la logistique
o Choisir les prestataires (consultation / relation prestataires)
* Organiser et gérer les missions des collaborateurs
o Rédiger les ordres de missions
o Assurer le lien avec l'agence de voyages pour les réservations
o Aider à l'établissement des notes de frais et les suivre
* Assurer l'interface pour le fonctionnement des Directions en lien avec le site
o Lancer les demandes d'intervention (maintenance, réparation, déménagements)
o Procéder aux expressions de besoin informatique auprès du service dédié
o Gérer le budget et procéder aux commandes des petits matériels
o Relayer les informations Sécurité / Santé / Environnement (SSE) et piloter les actions à mener au sein des Directions
* Accueillir les nouveaux arrivants (stagiaires / alternants / nouveaux embauchés) et assurer les premières formalités administratives (fiche d'accueil)
* Assurer les tâches administratives courantes :
o Gestion des fournitures et établissement des demandes d'achat.
o Suivi de la saisie des heures mensuelles
o Suivi des absences
o Mise en forme et archivage documentaire
o Gestion des appels téléphoniques
o Gestion du courrier (tri et distribution)Missions spécifiques :
* Gestion de l'agenda du Directeur du Centre de Compétence (CC) / Directeur de l'Etablissement de Valence
o Assurer son secrétariat et ses déplacements
o Filtrer et organiser les demandes, rendez-vous, …
o Optimiser son agenda et son temps de travail
o Organiser et optimiser ses déplacements en fonction des équipes du CC réparties sur 3 sites (Valence, Châtellerault et Vendôme)
* Gestion de l'Etablissement
o Organisation des visites externes ou interventions du Directeur lors des évènements locaux
o Planification des réunions du Directeur d'Etablissement
o Suivi des documents en signature RH / Direction Site (accès au site en dehors des horaires d'ouverture, mobility, …)
o Mise à jour des documents et dispositif « Cellule de crise »
* Communication
o Planification des réunions d'Informations Managers du Site
o Diffusion de Mail de communication vers l'ensemble des collaborateurs du Site : informations générales, évènements sur le site, ….
o Diffusion des informations sur le réseau TV du site
* Assurer le binômage de l'assistante de la Direction Technique du Centre de Compétences Navigation et de la Gestion du Site
* Communication auprès de l'ensemble des assistantes du SiteNous sommes toujours en phase ? La perspective de rejoindre un Groupe innovant vous motive ? Alors rejoignez-nous en postulant à cette offre.Innovation, passion, ambition : rejoignez Thales et créez le monde de demain, dès aujourd'hui.

Perfil buscado

QUI ETES-VOUS ?- Vous avez un diplôme de niveau BTS en assistanat et vous possédez quelques années d'expérience en assistanat ?
- Vous savez travaillez en autonomie ?
- Vous êtes réactif(ve), organisé(e) et avez un bon relationnel pour assurer les activités d'assistant(e) d'une équipe de 20 personnes ?
- Votre entourage vous reconnait des qualités de rigueur, de dynamisme et une aisance dans le travail coopératif ?
- Vous savez prioriser vos activités, gérer plusieurs sujets en même temps et vous rendre disponible ?
- Proactif(ve), vous savez faire preuve d'initiative, d'anticipation et de minutie afin d'intervenir en support aux différentes équipes ?
- Vous avez de bonnes connaissances en anglais ?
- Vous avez une aisance sur les outils bureautiques et facilité d'apprentissage des applications spécifiques de Thales (Note de frais, Ordre de mission, demande d'achats, etc...) ?
- Votre engagement professionnel s'illustre également au travers de votre discrétion et confidentialité ?Vous vous reconnaissez? Alors parlons missions...}

Acerca de Thales Avs France Sas

QUI SOMMES-NOUS ?
L'activité avionique rassemble 10 000 collaborateurs qui œuvrent à fournir des équipements et des systèmes de pointe pour toute la chaîne de l'aéronautique civile et militaire.
Le site de Valence développe et fabrique des composants micro-électroniques, équipements et systèmes de navigation. Il est, par ailleurs, le centre de gravité mondial pour les activités avioniques hélicoptères de Thales.