Analyst of Administrative Supplies - Purchasing

Job description

Cargo : ANALISTA DE SUMINIS TROS ADMINISTRATIVOS.

Organización

· Function/Función : COMPRAS
· Country/País : COLOMBIA
· Location/Ubicación : BUCARAMANGA
· Supervisor/Supervisor : JEFE DE ABASTECIMIENTO

Propósito:

· Canaliza la necesidad de adquisición de bienes nacionales de la organización, para suplir necesidades administrativas.

Áreas de Responsabilidad:

Responsabilidades del Cargo:

· CICLO DE EGRESOS:
· Cotizaciones: solicitud de a los diferentes proveedores, validando la razonabilidad de los datos para ser presentadas al Jefe de Abastecimiento. Las áreas solicitantes eventualmente envían cotizaciones de proveedores para ser consideradas por la analista.
· Evalúa las condiciones y especificaciones de las cotizaciones contra las políticas de compra.
· Envío de cotizaciones al área solicitada para que en base a ella genere la SOLPED nacional.
· Verificar la correcta creación de las SOLPED´s de las áreas que las crean.
· Generación, envío y confirmación de orden de compra.
· Realizar seguimiento de los pedidos realizados.
· Responder por las condiciones y especificaciones del pedido entregado contra la orden de compra.
· Recibir y revisar facturas con las entradas de almacén y los diferentes soportes enviados por el proveedor, validando las firmas autorizadas.
· Entrega facturas validadas a recepcion.
· Recibir y revisar documentos para la creación de proveedores, consulta en centrales de riesgo.
· Revisar y expedir compra de tiquetes.
· Atención a visitas de proveedores.
· Programacion de mantenimiento de máquinas en comodato.

· Realizar procesos de certificación para sustancias contraladas que se compran para planta.
· Actualización de información de la compañía a proveedores y diligenciamiento de formatos y solicitudes de crédito.
· Diligenciar encuesta del DANE precio del cobre mensual.
· Actualización de listas de precios catálogos de Ariba.
· Seguimiento de las compras realizadas por Genpact

· SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO:
· Solicitar documentación a los proveedores sobre afiliación a ARP cuando se requiera el ingreso de estos a la planta, posteriormente enviarla al área solicitante y al Coordinador de seguridad para tramitar los respectivos permisos.

· SISTEMA SAP:
· Inscripción y Modificación de proveedores en el sistema informático previa autorización del Jefe de Abastecimiento.
· Elaboración de orden de compra.
· Elaboración y eliminación de Anticipos.
· Ampliación de tolerancias.

· INFORMES:
· Comunicar a las dependencias el Status de las compras.
· Informe de llegada de materias primas
· Informe del consumo del gas, para reporte mensual de los KPI.
· Reporte de sustancias químicas.

Responsabilidades ante el Sistema de Gestión Integral:

· Aplicación de los procedimientos y registros descritos en su proceso.
· Participar activamente en cada una de las capacitaciones orientadas para su seguridad, salud, impacto al ambiente y calidad.
· Velar por que su equipo de trabajo identifique los riesgos asociados a su trabajo, y aplique las condiciones de trabajo seguro.
· Cumplir con las normas de medicina, higiene y seguridad industrial en el trabajo y con los reglamentos e instrucciones de servicio ordenados por el empleador.
· Informar sobre las situaciones de riesgo e impactos generados que se presenten en cualquier proceso y manifestar sus sugerencias para el mejoramiento de las condiciones de salud ocupacional, seguridad industrial o impacto al medio ambiente de la empresa.
· Velar por la aplicación de las políticas de Calidad y HSE.
· Cumplir normas y reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
· Usar en forma oportuna y adecuada los dispositivos de prevención de riesgos y los elementos de protección personal.
· Reportar de manera oportuna cualquier accidente o incidente de trabajo que se llegue a presentar
· Usar los protectores auditivos, gafas de seguridad y botas de seguridad siempre que se esté dentro de la planta de producción.

Resultados Esperados: ¿Cual se espera que sea la contribución del cargo? ¿Cuáles son las metas y los resultados esperados relacionados con los objetivos del cargo?

· Garantizar la disponibilidad de los bienes necesarios en el menor tiempo posible con la mejor relación costo beneficio.

Dimensionamiento del cargo: Indicadores de gestión relacionados con el cargo tales como: rotaciones, presupuesto, ventas, volumen, etc.

· Ejecución presupuestal ajustada.
· DPO Nacional.

Competencias y habilidades requeridas: Competencias gerenciales y funcionales, características personales, educación formal, experiencia.

· EDUCACIÓN:
· Profesional en áreas Administrativas, Contables y/o Comerciales.

· EXPERIENCIA:
· Experiencia de un año mínimo en cargos afines al proceso de compras.

· CONOCIMIENTOS:
· Conocimiento y manejo de Técnicas de Negociación.

· COMPETENCIAS GENÉRICAS:

· Excelencia Operacional.
· Asumir Responsabilidad.
· Liderazgo.
· Trabajo en Equipo Global.
· Enfoque al Cliente y al Mercado.

· COMPETENCIAS ESPECIFICAS AL CARGO: