Assistant-e de direction H/F

Description de l'offre

La Direction des Infrastructures regroupe :
• le suivi des projets d’infrastructures lourdes (métro et fer), dont le Grand Paris Express, et l’expertise technique de pôles,
• le pilotage, en tant que maitre d’ouvrage, de projets d’infrastructures de surface (tramway et BHNS) et de pôles,
• l’entretien et la gestion du patrimoine des infrastructures fixes,
• la conception et le déploiement de stratégies de concertation,
• l’expertise technique des projets dans l’ensemble de leurs composantes (environnement, urbanisme, génie civil…),
• le pilotage et le suivi du contrat de plan Etat-Région (CPER).
Présentation du poste :
Raison d’être du poste :
Rattaché au Directeur des Infrastructures, l’Assistant-e manager apporte une aide permanente au manager et à l’équipe en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers.
Activités :
A ce titre, il-elle assure :

• L’assistanat physique, téléphonique et par courriel,
• La gestion de l’agenda,
• L’organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
• Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs du manager,
• Le classement et l’archivage de dossiers,
• La rédaction de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
• Le suivi de dossiers particuliers confiés par le directeur.
Il-elle prend une part active au réseau des assistant-e-s de l’établissement.
Peuvent aussi lui être confiés :
• L’enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,
• Le suivi d’un budget spécifique,
• Le suivi des marchés et conventions en lien avec le département finances et contrôle de gestion,
• L’organisation de réceptions et évènements, en lien avec des prestataires externes (séminaires, vœux…),
• L’intérim d’un-e autre assistant-e durant ses absences, sur les missions suivantes :
o Traitement des tâches les plus urgentes,
o Gestion des appels téléphoniques,
o Gestion d’agendas,
o Traitement du courrier et des parapheurs.

Profil recherché

Connaissances mobilisées :
• Techniques de secrétariat,
• Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers,
• Maîtrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
• Maîtrise des procédures administratives,
• Connaissance de l’environnement public,
• Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
• Classement et archivage,
• Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,
• Parfaite connaissance des interlocuteurs internes et externes,
• Notions d’organisation et de gestion du temps.
Compétences requises :
• Initier,
• Coordonner,
• Organiser, gérer, anticiper,
• Évaluer des informations,
• Suivre un dossier en autonomie,
• Communiquer à l’oral et à l’écrit,
• S’adapter au changement,
• Faire preuve de fiabilité,
• Rendre compte,
• Faire preuve de réactivité,
• Garantir la confidentialité,
• Travailler en réseau.
Expérience :
Souhaitée dans le secteur public sur des fonctions d’assistanat de direction,
Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.
Conditions : emploi ouvert aux agents contractuels (CDD de 3 mois renouvelable une fois).

À propos de Île-De-France Mobilités

Île-de-France Mobilités (ex STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-RER, Métro, Tram, Bus…).